Automatisierte E-Mail-Archivierung in Microsoft Outlook

Kunde: Ingenieurwesen, Mittelstand

Umfeld

Systemlandschaft mit Microsoft-Produkten, hohes E-Mail Aufkommen, viele große Dateianhänge, sehr große Anzahl Projekte.

Zeitraum: 2011.

Aufgabe

Entwicklung einer Lösung zur E-Mail-Archivierung sowie Anhang-Archivierung im Umfeld Microsoft Outlook.

E-Mails sollen anhand der Analyse des Betreffs sowie durch Abgleich mit 2 Stichwort-Datenbanken den richtigen Projekten zugeordnet werden. Benutzer sollen auf Wunsch die Anhänge der E-Mails automatisch auf dem Dateiserver ablegen lassen können und die Mails auch automatisch drucken können.

Innerhalb von Microsoft Outlook 2010 soll das E-Mail-Archivierungssystem automatisch auf Aktionen wie Senden, Weiterleiten oder Antworten reagieren und anhand einer eingebauten Intelligenz automatisch den korrekten Projektzusammenhang erkennen. Der E-Mail-Eingang soll ebenfalls sehr komfortabel archiviert werden können, in dem die zu einem Projekt gehörenden Mails in Outlook markiert werden und dann mit einem Klick die Archivierung gestartet wird.

Lösung

Entwicklung einer speziellen E-Mail-Archivierungslösung mit vollständiger Integration in Microsoft Outlook 2010. Das E-Mail-Archiv integriert sich dabei optimal mit Microsoft Outlook 2010, Microsoft Exchange und Microsoft Windows 7.

Als Programmierumgebung kommt Microsoft Office VBA (Visual Basic for Applications) zum Einsatz. Verwendung von Microsoft Outlook 2010 und Microsoft Excel 2010.

Das Outlook-Archivierungs-System analysiert die gewählten E-Mails automatisch durch den Abgleich mit einer erweiterbaren Projektstruktur sowie einer zentral gepflegten Datenbank.

Datei-Anhänge können automatisch an die korrekten Stellen auf dem Dateiserver (Windows Server 2008) abgelegt werden.

Für Anwender, die bestimmte E-Mails auf Papier benötigen, können diese automatisch auf dem Drucker ausgegeben werden, bevor sie archiviert werden.

Nach der Archivierung der E-Mail bleibt diese noch für eine bestimmte Zeit zusätzlich in einem Archivordner in Microsoft Outlook gespeichert, bevor sie dann automatisch gelöscht wird (nach erfolgreicher Archivierung).

Neben den genannten Optionen verfügt die von Impulsus realisierte Mailarchivierung noch über eine Reihe weiterer komfortabler Funktionen.

Vorteile

Erhebliche Zeitersparnis bei der E-Mail-Ablage bei gleichzeitig stark vereinfachter Zusammenarbeit in Projekten. Alle Dateien und E-Mails zu einem Projekt sind zentral auf einem Dateiserver erreichbar. Gleichzeitig stark verbesserte Übersicht innerhalb von Microsoft Outlook bzw. Microsoft Exchange, da bearbeitete E-Mails beim Archivieren verschoben werden.

Die Microsoft Exchange Postfächer werden klein gehalten, da der Großteil der E-Mails sowie der Dateianhänge automatisch aus dem Postfach entfernt wird nach der Archivierung.

Weitere Informationen

Gerne geben wir Ihnen bei Interesse weitere Informationen zu diesem Projekt und den von Impulsus dort eingebrachten Lösungen. Kontaktieren Sie uns am besten über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns einfach an.

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